Nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, hội nghị, hội thảo

1. Nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi dựa trên ngôi thứ trong ngoại giao

Không giống như việc bố trí chỗ ngồi của nhân viên trong phòng làm việc cần khoa học, hợp lý hay bố trí bàn làm việc giám đốc trong phòng lãnh đạo cần tuân theo các nguyên tắc về phong thủy thì sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp, hội nghị cần tuân theo nguyên tắc đó là: Ngôi thứ ngoại giao. Theo nguyên tắc ngoại giao, ngôi thứ ngoại giao thường được xác định dựa trên một số vấn đề sau:

• Sự bình đẳng: sự bình đẳng luôn được nhấn mạnh ở bất kì quốc gia nào. Chính vì vậy, sự bình đẳng được thể hiện rõ ràng trong việc sắp xếp các chỗ ngồi. Nguyên tắc bình đẳng này còn bao hàm việc xác định chuẩn bị để dành cho khách sự thịnh tình tương xứng với họ.
• Nguyên tắc tôn ti trật tự: Đó cũng chính là truyền thống của người Việt, người trên trước, người dưới sau.
• Nhường chỗ: Khách nước ngoài đến thăm sẽ được xếp trước khách thuộc nước chủ nhà hay khách đến từ những khu vực khác sẽ được ưu tiên so với những vị khách ngay trong khu vực. Nếu những vị trí ưu tiên đã được cố định thì cũng cần dành cho họ những vị trí trang trọng và ưu đãi.
• Ngôi thứ không uỷ quyền: Người được ủy quyền đại diện cho một người không thể được đối xử như người mình đại diện, trừ trường hợp người đó cùng cấp bậc với người ủy quyền.
• Lịch sự với phụ nữ: Điều này không chỉ được áp dụng trong cuộc sống mà ngay cả việc sắp xếp chỗ ngồi cũng rất quan trọng. Những người phụ nữ cùng cấp bậc có thể được các khách mời nam nhường chỗ.
• Các cặp vợ chồng: Tại một buổi lễ hay buổi biểu diễn người ta xếp các cặp vợ chồng với nhau theo cấp bậc của người giữ cương vị được mời.
• Các nhân vật tôn giáo: Trong các buổi lễ thường các chức sắc tôn giáo xếp sau các quan chức dân sự nhưng nguyên tắc này cần được điều chỉnh tuỳ theo chức tước, tuổi, địa điểm và hoàn cảnh.
• Thứ tự chữ cái: Để đảm bảo sự bình đẳng giữa các quốc gia, đoàn đại biểu, người ta sử dụng thứ tự chữ cái để xác định ai ngồi trước, ai ngồi sau giữa những người cùng cấp bậc. Ngôn ngữ lựa chọn sẽ là ngôn ngữ nơi diễn ra sự kiện hoặc ngôn ngữ chính thức của tổ chức hay một ngôn ngữ khác do các bên thoả thuận.

Nguyên tắc ngôi thứ trong sắp xếp chỗ ngồi hội nghị

2. Cách bố trí vị trí ngồi trong hội nghị, hội thảo

Sau khi sắp xếp được vấn đề ngôi thứ, những khó khăn trong việc sắp xếp chỗ ngồi đã phần nào được giải quyết. Tuy nhiên, để tránh những sai lầm không đáng có, bạn cũng cần lưu ý thêm một số vấn đề sau:

– Vị trí danh dự: trong cuộc gặp gỡ của các nhân vật ngoại giao, bên phải luôn được công nhận là vị trí ưu tiên. Để nhấn mạnh vị trí ưu tiên, đôi khi người ta có thể lựa chọn những mẫu ghế hội nghị của các vị trí này khác biệt so với những mẫu ghế khác.

Nguyên tắc bố trí chỗ ngồi trong hội nghị, hội thảo

– Những cách bố trí bao gồm:

• Khi lên thang gác và khi ra lễ đài mà vị trí ưu tiên ở đầu hàng thì người có vị trí cao nhất đi đầu hàng rồi tiếp sau theo thứ tự giảm dần. Còn nếu vị trí ưu tiên ở cuối hàng thì người có vị trí thấp sẽ đi trước.
• Trường hợp nhân vật cao nhất đi giữa thì người có vị trí thứ hai đi trước nhân vật đó. Vị trí thứ 3 đi sau. Tuy nhiên, để làm nổi bật vị trí ưu tiên, gần đây người ta thường bố trí nhân vật có vị trí cao nhất xuất hiện trước, tiếp theo là người ngồi kế tiếp cho đến người ngồi cuối cùng của nửa hàng bên trái và tiếp theo là người ngồi kế tiếp của nửa hàng bên phải từ giữa trở ra cho đến hết hoặc ngược lại.
• Trường hợp đi theo hàng ngang thì tuỳ thuộc mục đích của ban tổ chức mà sắp xếp người có vị trí cao đi ở phía cuối bên phải hoặc cuối bên trái hoặc ở giữa.
• Nếu số người là số chẵn thì lấy vị trí số 1 ở nửa hàng bên phải làm vị trí ưu tiên, giống như treo cờ. Đây cũng là cách vận dụng để phù hợp với nguyên tắc ưu tiên bên phải.

– Trong các cuộc hội thảo thông thường, hàng ghế đầu dành cho những khách mời ưu tiên, có vị trí đặc biệt.

Mời bạn xem thêm:

• Tư vấn sắp xếp ghế hội trường phù hợp với không gian
• Nguyên tắc cơ bản khi bố trí hội trường 600 chỗ ngồi